En application de l’article 4 de l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie Covid-19 :
« Lorsqu’une assemblée est convoquée en un lieu affecté à la date de la convocation ou à celle de la réunion par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires, l’organe compétent pour la convoquer ou le représentant légal agissant sur délégation de cet organe peut décider qu’elle se tient sans que les membres et les autres personnes ayant le droit d’y assister ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle.
Dans ce cas, les membres participent ou votent à l’assemblée selon les autres modalités prévues par les textes qui la régissent tels qu’aménagés et complétés le cas échéant pas la présente ordonnance. Les décisions sont alors régulièrement prises.
Les membres de l’assemblée et les autres personnes ayant le droit d’y assister sont avisés par tout moyen permettant d’assurer leur information effective de la date et de l’heure de l’assemblée ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des droits attachés à leur qualité de membre ou de personne ayant le droit d’y assister. »
Le décret d’application n°2020-418, en date du 10 avril 2020, publié au Journal officiel du 11 avril 2020, est venu apporter certaines précisions sur les conditions de mise en œuvre de ces dispositions.
Le décret contient trois séries de dispositions :
- des dispositions communes à toutes les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé
- des dispositions applicables aux SARL et à certaines sociétés par actions
- des dispositions applicables à certaines personnes régies par le code des assurances.
Nous vous présentons ci-dessous les principales mesures applicables aux assemblées de sociétés civiles et de sociétés commerciales :
- en cas de délégation de compétence donnée au représentant légal de la Société par l’organe compétent pour convoquer l’assemblée : L’article 2 du décret précise que la délégation de compétence donnée au représentant légal pour décider des modalités de tenue de l’assemblée, à « huis clos », par conférence téléphonique ou audiovisuelle ou par consultation écrite, doit être établie par écrit et préciser la durée pour laquelle elle est consentie, ainsi que l’identité et la qualité du délégataire.
- sur la possibilité de voter par correspondance et de se faire représenter à l’assemblée : L’article 3 du décret précise que lorsque les textes (législatifs, réglementaires, statutaires ou contractuels) permettent aux membres de l’assemblée de voter par correspondance, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée (ou le représentant légal agissant sur délégation) peut décider que les membres de l’assemblée peuvent adresser leurs instructions de vote, le cas échéant sous la forme prévue par lesdits textes, par message électronique à l’adresse électronique indiquée à cet effet dans la convocation.
Il précise en outre que l’organe compétent pour convoquer l’assemblée (ou le représentant légal agissant sur délégation) peut décider que les membres de l’assemblée peuvent adresser leurs mandats par message électronique à l’adresse électronique indiquée à cet effet dans la convocation.
- sur la rédaction du procès-verbal de consultation des associés : L’article 4 du décret précise que lorsque l’assemblée générale est tenue à « huis clos », en visioconférence ou par voie de consultation écrite, le procès-verbal de l’assemblée doit le mentionner, et si l’assemblée s’est tenue à « huis clos », il doit également préciser la mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs et empêchant la tenue de l’assemblée à la date de la convocation, ou à celle de la réunion.
- sur l’expression des votes par des moyens électroniques de télécommunication : L’article 5 du décret précise que l’organe compétent pour convoquer l’assemblée (ou le représentant légal agissant sur délégation) peut décider que les associés ou les actionnaires votent aux assemblées des sociétés à responsabilité limitée régies par l’article R. 223-20-1 du code de commerce, ou à celles des sociétés par actions régies par l’article R 225-61 du code de commerce par des moyens électroniques de télécommunication dans les conditions prévues à ces articles, sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet.
- sur les mandats de représentation donnés par un actionnaire : L’article 6 du décret précise que les mandats avec indication de mandataire, y compris ceux donnés par voie électronique, peuvent valablement parvenir à la société jusqu’au quatrième jour précédant la date de l’assemblée générale.
Il précise également que le mandataire adresse ses instructions pour l’exercice des mandats dont il dispose, à la société (ou à l’intermédiaire habilité par elle), par message électronique à l’adresse électronique indiquée par la société ou l’intermédiaire, sous la forme du formulaire mentionné à l’article R. 225-76 du code de commerce, au plus tard le quatrième jour précédant la date de l’assemblée.
- sur le choix, par l’actionnaire, du mode de participation à l’assemblée : L’article 7 du décret crée un « droit de repentir » pour l’actionnaire qui souhaite changer de mode de participation à l’assemblée, permettant à un actionnaire qui aurait déjà exprimé son vote à distance, envoyé un pouvoir ou demandé sa carte d’admission ou une attestation de participation de choisir un autre mode de participation à l’assemblée sous réserve que son instruction en ce sens parvienne à la société dans des délais compatibles avec les dispositions du premier alinéa de l’article R. 225-77 et de l’article R. 225-80 du code de commerce, tel qu’aménagé par l’article 6 du présent décret. Les précédentes instructions reçues sont alors révoquées.
- sur la composition du bureau des assemblées générales tenues à « huis clos » : Pour la présidence de l’assemblée, l’article 8 du décret précise que si l’assemblée ne peut être présidée par le président du conseil d’administration ou du conseil de surveillance ou, en son absence, par la personne prévue par les statuts, elle est présidée par la personne désignée à cet effet par le conseil d’administration ou le conseil de surveillance parmi ses membres ou, en cas d’indisponibilité, parmi les mandataires sociaux.
Pour la désignation des Scrutateurs : l’organe compétent pour convoquer l’assemblée (ou son délégataire) désigne deux Scrutateurs, qu’il s’efforce de choisir parmi les actionnaires. À défaut, les scrutateurs peuvent être choisis en dehors des actionnaires.
Le décret est applicable aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction qui se tiendront jusqu’au 31 juillet 2020.
Les articles 1er, 3 à 5, 7 et 9 et 10 sont applicables à compter du 12 mars 2020.
Par Hombeline de Haut de Sigy, Avocat intervenant en Corporate, Droit des Sociétés et cessions de fonds de commerce